AI로 업무 자동화하는 방법 – ChatGPT·Notion·Zapier 활용법 총정리

2025년 현재, 업무 자동화는 더 이상 선택이 아닌 필수가 되어가고 있다. 특히 반복적인 작업이 많은 프리랜서, 1인 기업, 원격 근무자들에게 AI 도구는 시간을 절약해주고, 집중할 수 있는 시간을 되찾아주는 중요한 자산이 되고 있다.

나 역시 매일 같은 이메일을 분류하고, 회의록을 정리하며, 업무 일정을 수동으로 입력하는 과정에 지쳐 있었다. 그래서 나는 AI 도구를 통해 업무 루틴을 자동화하는 실험을 시작했고, 그 결과 예상보다 훨씬 큰 효율을 얻을 수 있었다.

 

이 글에서는 ChatGPT, Notion AI, Zapier 등의 도구를 어떻게 활용했고, 어떤 시행착오를 겪었으며, 실제로 내 업무에 어떤 변화가 있었는지를 있는 그대로 공유하려 한다. 이 경험이 당신의 일상에도 새로운 방향을 제시할 수 있기를 바란다.

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1. 왜 AI 자동화를 시도하게 되었을까?

나는 매일 아침 출근하자마자 이메일을 정리하는 데 30분을 소비했다. 거기에 회의 후 회의록을 정리하고, 하루 일정을 수기로 작성하는 시간이 더해지면 실제로 일에 집중하는 시간은 한참 뒤에나 시작됐다.

이 과정을 반복하다 보니 "이걸 왜 아직도 사람이 직접 해야 하지?"라는 생각이 들었고, AI 도구를 통해 반복 업무를 자동화하면 시간을 아낄 수 있을 거란 확신이 생겼다.

2. 내가 사용한 AI 도구 3가지와 그 이유

✅ ChatGPT – 이메일 초안 자동 작성

메일 응답을 빠르게 해야 하는 일이 많았는데, 고객 유형별로 자주 사용하는 템플릿을 ChatGPT에 학습시켜뒀다. 질문 내용을 복사해 넣으면, 10초 안에 예의 바른 답변 초안이 생성됐다.

중요한 건, '기계적인 답변'이 아니라 맥락을 이해하고 작성된 문장이었다는 점이다.

✅ Notion AI – 회의록 요약 및 업무 계획

회의가 끝나면 회의 내용을 메모한 텍스트를 Notion에 붙여넣고, Notion AI로 요약하면 핵심 내용과 할 일 목록이 자동으로 정리됐다. 이 기능 하나로 하루 20분 정도를 아꼈다.

✅ Zapier – 자동 워크플로우 구축

예를 들어, 고객이 구글폼으로 설문을 제출하면, Zapier가 자동으로 구글 시트에 기록하고, 슬랙으로 알림을 보내주도록 설정했다. 이 덕분에 데이터 수집과 전달이 100% 자동으로 처리됐다.

3. 실제로 바뀐 업무 루틴

• 이전: 이메일 분류 + 답변 초안 작성 = 30분
• 이후: ChatGPT 자동 초안 생성 → 수정만 하면 됨 = 5~10분
• 이전: 회의 후 요약 작성 = 20분
• 이후: Notion AI 요약 → 검토만 함 = 3~5분
• 이전: 설문 응답 수동 정리 = 10분
• 이후: Zapier 자동 입력 + 알림 = 0분

총합 약 1시간 가까운 시간을 매일 절약하게 되었고, 아낀 시간은 실제 업무 집중 시간으로 활용하게 되었다.

4. 실패한 자동화 시도와 느낀 점

AI가 항상 완벽하지는 않았다. 초기에는 ChatGPT가 한국어 문장 흐름을 부자연스럽게 만들기도 했고, Notion AI가 잘못된 내용을 요약한 적도 있었다. Zapier 역시 트리거 조건을 잘못 설정하면 자동화가 중단되거나 중복 입력되는 문제가 발생했다.

하지만 이 모든 경험을 통해 얻은 중요한 교훈은, AI는 사람의 개입이 있어야 완성된다는 것이었다. 완벽한 자동화보다는, 사람이 확인하고 다듬는 '반자동화'가 훨씬 효율적이라는 걸 알게 됐다.

5. 결론: AI 자동화, 완전한 해결책은 아니지만 강력한 도구

AI 자동화는 단순한 도구일 뿐, 사용자가 얼마나 똑똑하게 활용하느냐에 따라 결과는 달라진다.

모든 것을 자동화하려는 욕심보다는, 반복적이고 비생산적인 영역부터 단계적으로 자동화해나가는 것이 가장 현실적인 방법이다.

나는 앞으로도 업무 효율을 높이는 방향으로 AI 도구들을 적극적으로 실험할 것이며, 그 결과 역시 계속해서 정리하고 공유할 계획이다.

당신의 일상에도 AI가 단순한 도구를 넘어 강력한 '업무 파트너'가 되길 바란다.

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✅ 마무리 요약

• 사용 도구: ChatGPT, Notion AI, Zapier
• 절약된 시간: 하루 약 1시간
• 효과: 이메일, 회의록, 업무 루틴의 자동화로 집중 시간 증가
• 실패 사례: 잘못된 요약, 오작동 등 → 반자동화의 중요성 인식
• 결론: 자동화는 목적이 아닌 수단, 나에게 맞는 조합이 핵심